PEC – Posta elettronica certificata, cos’è e come funziona. Piccola guida. Video

Da il 28 agosto 2010

L’utilizzo della Pec nella Pubblica Amministrazione non solo consente di lavorare e comunicare meglio, ma è anche un obbligo previsto dalla legge. Infatti, tutte le Pubbliche amministrazioni devono:
- dotarsi di una casella di posta elettronica certificata  per qualsiasi scambio di informazioni e documenti … continua (articolo 6 del Codice dell’amministrazione digitale);
- istituire una casella Pec per ciascun registro di protocollo (comma 3 dell’articolo 47 del Codice dell’amministrazione digitale);
- dare comunicazione al DigitPA degli indirizzi Pec istituiti per ciascun registro di protocollo (comma 8 dell’articolo 16 della legge 2/2009);
- pubblicare nella pagina iniziale del sito web istituzionale l’indirizzo Pec a cui il cittadino può rivolgersi (comma 2-ter dell’articolo 54 del Codice dell’amministrazione digitale);

La Comunità Territoriale della Val di Fiemme è dotato di una casella di posta elettronica certificata. L’indirizzo attivato è:
comunita@pec.comunitavaldifiemme.tn.it

La PEC – Posta elettronica certificata

Cos’è  e  come funziona

La Posta Elettronica Certificata (detta anche PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali aggiungere un valore legale ai messaggi.

Il valore legale è assicurato dai gestori di posta PEC del mittente e del destinatario che certificano:
- data e ora dell’invio del messaggio dal parte del mittente;
- data e ora dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario;
- integrità del messaggio (e eventuali allegati) nella trasmissione da mittente a destinatario.
I gestori di posta assicurano anche notifica al mittente e al destinatario di eventuali problemi occorsi durante la trasmissione.
La comunicazione ha valore legale solo se inviata da PEC e ricevuta da PEC.

Perchè la PEC

La PEC è nata con l’obiettivo di trasferire su digitale il concetto di “Raccomandata con Ricevuta di Ritorno”. L’utilizzo della posta elettronica garantisce velocità di consegna rispetto alla posta tradizionale.

A chi può essere utile

A tutti coloro (privati, imprese e enti pubblici) che hanno l’esigenza di inviare e ricevere

comunicazioni, documentazione o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e di consegna.

Come si ottiene una PEC

Per ottenere una PEC è necessario rivolgersi ad un cosiddetto Gestore, ovvero aziende, anche pubbliche, che hanno dimostrato di essere in possesso dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento e che risultano presenti nell’elenco pubblico tenuto dal CNIPA. Per visionare l’elenco, consulta la sezione “Link utili”.

Vantaggi

Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica, sia da client che da web.

Sicurezza: il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente che garantiscono che  i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.

Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna sono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.

No Virus e Spam: le verifiche effettuate in automatico dai gestori PEC garantiscono l’assenza di virus e pubblicità indesiderata.

Risparmio: l’attivazione e l’utilizzo della PEC garantisce un risparmio non solo in termini economici ma anche di tempo se confrontato con gli strumenti tradizionali come fax e raccomandate.

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Piccola guida sulla Posta Elettronica Certificata (PEC)

Le informazioni fornite in questa pagina sono tratte dal sito del CNIPA: Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione. Per approfondimenti sull’argomento si rimanda all’indirizzo http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attività/Posta_Elettronica_Certificata__(PEC)/

Cos’è

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. È un sistema di “trasporto” di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica “tradizionale”, cui però sono state aggiunte le caratteristiche per garantire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.

A cosa serve

La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico (eventualmente come allegati al messaggio). Consente di certificare l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il mittente e il destinatario.

La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento , quindi l’avvenuta consegna del messaggio elettronico è opponibile a terzi.

Che differenza c’è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno ed il servizio di PEC?

Il servizio di PEC consente di inviare documenti informatici, fornendo la “certificazione” dell’invio e dell’avvenuta (o mancata) consegna. La PEC ha, pertanto, tutti i requisiti della raccomandata A/R con alcuni vantaggi aggiuntivi:

  1. tempi di trasmissione brevissimi;
  2. i costi di invio/ricezione sono zero. Si paga solo il canone annuo per l’attivazione del servizio;
  3. certificazione del contenuto del messaggio trasmesso (nella raccomandata A/R tradizionale viene certificata la spedizione/ricezione ma non il contenuto, cioè cosa è stato spedito/ricevuto).

L’utilizzo della PEC è diverso da quello di una normale posta elettronica?

Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse. Si può accedere alla propria casella di PEC sia attraverso un client di posta elettronica (es. outlook) sia attraverso un browser Internet (come una normale web mail). È consigliabile usare la webmail perché è più semplice.

Se si utilizza Outlook, Mozzilla, o un qualsiasi altro programma di posta questo deve essere configurato opportunamente. Di norma il gestore fornisce tutte le informazioni necessarie su questa configurazione.

La gestione dei messaggi scambiati è di solito un po’ più complessa rispetto a quella di una normale casella di posta elettronica in quanto, ai messaggi veri e propri, si sommano i messaggi di servizio relativi alle varie notifiche di consegna e/o ricezione. Tali notifiche devono essere conservate come prova similmente alle ricevute e cartoline di ritorno in una normale posta tradizionale raccomandata A/R. Per non creare confusione è consigliabile, quindi, tenere separata la gestione della posta elettronica normale dalla posta certificata.

Quali caratteristiche ha in più la PEC rispetto all’e-mail tradizionale?

La PEC, in apparenza simile alla posta elettronica “tradizionale”, offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo:

  • i livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge;
  • certificazione dell’invio e della consegna del messaggio;
  • l’opponibilità a terzi delle operazioni di invio e ricezione di un messaggio;
  • certificazione del contenuto del messaggio.

Quando è preferibile inviare messaggi di PEC?

La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni “ufficiali” per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio. Comunque la casella certificata del Comprensorio può essere utilizzata per qualsiasi comunicazione, anche scrivendo da una casella di posta elettronica normale, nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell’invio e della consegna.

In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di PEC?

Nel momento in cui l’utente invia il messaggio riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una prima ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. La ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio (non della consegna al destinatario). Allo stesso modo, quando il messaggio arriva nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione di data ed orario, indipendente dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario. I messaggi di “ricevuta” di accettazione e/o consegna sono firmati digitalmente e vanno conservati come prova (alla stessa stregua della ricevuta e cartolina di ritorno in una normale raccomandata A/R).

Da una casella di PEC è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica (anche normale)?

Sì, ma l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC hanno valore legale solo nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata.

Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?

Se il messaggio è stato effettivamente consegnato alla casella del destinatario (cosa provata dalla ricezione del messaggio di notifica) quest’ultimo, per legge, non può negarne l’avvenuta ricezione, anche nel caso in cui egli non abbia effettivamente letto il messaggio stesso.  La ricevuta di consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l’ora in cui il messaggio è arrivato nella casella di PEC del destinatario, certificandone così, a norma di legge, l’avvenuta consegna.

Come si richiede il servizio di PEC?

Per prima cosa è necessario che l’utente scelga (in funzione delle proprie esigenze/preferenze) il gestore di PEC con cui vuole attivare la propria casella. Per attivare la casella di Posta Elettronica Certificata è necessario seguire le istruzioni contenute nel sito o nel manuale operativo del Gestore scelto. L’elenco dei gestori di PEC è segnalato nei link utili.  Inoltre per il cittadino è possibile collegarsi al portale www.postacertificata.gov.it e seguire la procedura guidata che consente di inserire la richiesta in maniera semplice e veloce. Trascorse 24 ore dalla registrazione online (ed entro 3 mesi) ci si potrà quindi recare presso uno degli Uffici postali abilitati per l’identificazione e la conseguente firma sul modulo di adesione. Il richiedente dovrà portare con sé un documento di riconoscimento personale e uno comprovante il codice fiscale (codice fiscale in originale o tessera sanitaria). Bisogna inoltre portare anche una fotocopia di entrambi i documenti che dovranno essere consegnate all’ufficio postale. Pur essendo una casella di posta elettronica “come le altre”, la Pec al cittadino è l’unica dedicata esclusivamente ai rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Dove trovo gli indirizzi PEC della PA?

Gli indirizzi Pec delle Pubbliche amministrazioni – istituiti per ogni registro di protocollo e comunicati al DigitPA – sono disponibili sull’archivio informatico accessibile attraverso il sito www.indicepa.gov.it, fonte ufficiale e riferimento per gli adempimenti previsti per le amministrazioni. E’ stato inoltre sviluppato il sito www.paginepecpa.gov.it con tecnologie atte a rendere più semplice la ricerca degli indirizzi Pec per il cittadino. Il mancato assolvimento degli adempimenti relativi alla Pec influisce ai fini della misurazione della performance individuale e organizzativa strumentale al calcolo della retribuzione di risultato dei Dirigenti degli uffici preposti (decreto legislativo n. 150/09, la cd. “Riforma Brunetta della PA”).

Link utili

Elenco pubblico dei gestori di PEC
Indice delle caselle PEC delle Pubbliche Amministrazioni
Normativa di riferimento sul sito del CNIPA
Informazioni sulla PEC nel sito del CNIPA

http://www.innovazionepa.gov.it/media/536813/pec_al_cittadino.pdf

[youtube=http://www.youtube.com/watch?v=gIAp8mZ5MMc]

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